Welche Pflichten und Fristen gelten für Unternehmen?
Die E-Rechnungspflicht basiert auf dem Wachstumschancengesetz und will einerseits zur weiteren Digitalisierung der Bundesverwaltung beitragen und andererseits Steuerbetrug verhindern. Prinzipiell unterscheidet die Verordnung zwischen dem Empfang und dem Versand elektronischer Rechnungen. Kleineren Unternehmen kommt der Gesetzgeber mit Übergansfristen entgegen:
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Seit 1. Januar 2025
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gilt eine Übergangsfrist: Bis Ende 2026 bleiben Papierrechnungen und einfache PDF-Dateien erlaubt.
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Ab 1. Januar 2027
Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden.
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Ab 1. Januar 2028
Die Versandpflicht gilt für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich – unabhängig von der Unternehmensgröße.
Was fordert der Gesetzgeber konkret?
Die E-Rechnung muss in einem der folgenden drei strukturierten elektronischen Formate vorliegen:
ZUGFeRD: Hybrid-Format – menschenlesbares PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei in der Syntax „Cross-Industry Invoice“ (CII)
XRechnung: XML-Datei in der Syntax „Cross-Industry Invoice“ (CII)
XRechnung: XML-Datei in der Syntax „Universal Business Language“ (UBL)
- Die Rechnung muss elektronisch übermittelt und empfangen werden – ein einfaches PDF genügt nicht.
- Die E-Rechnung muss lesbar, vollständig und maschinell auswertbar sein.
- Unternehmen müssen die Rechnungen revisionssicher archivieren und bei Bedarf bereitstellen können.
Warum ist eine integrierte Lösung im ERP-System sinnvoll?
Für Unternehmen im Maschinen- und Anlagenbau ebenso wie im Bereich Automotive bringt die E-Rechnungspflicht neue Aufgaben mit sich, birgt aber auch großes Optimierungspotenzial. Viele Betriebe verarbeiten tagtäglich große Mengen an Rechnungen, die sie in unterschiedlichen Formaten erreichen – als Papierbeleg, PDF oder bereits elektronisch. Komplexe Projekte, mehrstufige Lieferketten und viele Geschäftspartner erfordern mitunter einen hohen Abstimmungsaufwand. Die Umstellung auf strukturierte E-Rechnungen wird diese Prozesse deutlich vereinfachen – vorausgesetzt, die Unternehmen können sich auf eine mit ihrem führenden IT-System integrierte Lösung verlassen.
Der gesetzliche Rahmen lässt die Umsetzung der E-Rechnungspflicht auf verschiedene Weise zu, etwa via externe Portale oder Einzellösungen. Diese Ansätze sorgen jedoch für Brüche in den Arbeitsabläufen, verursachen doppelte Arbeitsschritte und riskieren Fehler. Eine integrierte Lösung im ERP-System vermeidet diese Nachteile.
Gerade für Unternehmen der Fertigungsindustrie, in deren Umfeld bereits viele Lieferanten und Kunden ebenfalls digitale Prozesse nutzen, ist dies ein lohnenswerter Weg. Alle relevanten Abläufe – vom Rechnungseingang über die Prüfung bis zur Archivierung – laufen zentral und regelkonform im bestehenden System. In Echtzeit greifen die verantwortlichen Mitarbeiter auf alle Belegdaten zu und können gleichzeitig mit der ihnen vertrauten Oberfläche arbeiten.
Simple as that: PSIpenta/ERP Invoice Connector
Um den Anforderungen der E-Rechnungspflicht gerecht zu werden, bietet der PSIpenta/ERP Invoice Connector in Zusammenarbeit mit dem PSI-Produktpartner intex eine All-in-one-Lösung an. Den gesamten Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung und -archivierung können Unternehmen mit dem Add-on digital und effizient gestalten. Empfängt das Unternehmen z. B. eine elektronische Rechnung via E-Mail, wandelt der Connector das entsprechende Format in ein lesbares Dokument um, übermittelt die Buchungsdaten über die Eingangsrechnungsschnittstelle ins ERP-System und archiviert im Anschluss die Rechnung automatisiert und rechtskonform.
Vorteile vom PSIpenta/ERP Invoice Connector
- Schnelle und präzise Verarbeitung von E-Rechnungen: Automatisierte Erfassung und Bearbeitung reduzieren den Zeitaufwand und erhöhen die Genauigkeit.
- Reduzierung von Fehlern und manuellen Prozessen: Durch die Digitalisierung und Automatisierung werden Fehlerquellen minimiert und manuelle Eingriffe verringert.
- Automatisierte Übernahme in die Eingangsrechnungsschnittstelle: Nahtlose Integration der Rechnungsdaten in das bestehende ERP-System ohne Medienbrüche.
- Verbesserung der Datenqualität und Rechtssicherheit: Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Erhöhung der Datenintegrität.
- Revisionssichere und rechtskonforme Archivierung: Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten durch sichere digitale Speicherung.
- Schnelleres uns wirtschaftlicheres Archivieren und Vorhalten von Rechnungsdaten gegenüber Papierdokumenten: Digitale Ablage ermöglicht einen schnellen Zugriff und spart physische Lagerkosten.
- Wegfall der physischen Lagerung von Dokumenten in Papierform: Reduzierung von Archivräumen und Schonung von Ressourcen durch papierlose Prozesse.
Die Weichen für digitale Rechnungsprozesse stellen
Die gesetzlichen Vorgaben verlangen seit Jahresbeginn den Empfang und bald auch den Versand strukturierter E-Rechnungen. Wer hierfür weiterhin auf manuelle Prozesse setzt, riskiert hohe Aufwände und rechtliche Risiken. Mit dem PSIpenta/ERP Invoice Connector integrieren Unternehmen die gesamte E-Rechnungsverarbeitung direkt in ihre PSIpenta/ERP-Umgebung. Sie profitieren von schlanken, digitalen Abläufen, einer sicheren Archivierung und maximaler Transparenz im Rechnungsprozess.
Jetzt vorsorgen!
Informieren Sie sich, wie Sie Ihre Rechnungsprozesse fit für die gesetzlichen Anforderungen machen – und zugleich Effizienzpotenziale im Tagesgeschäft heben. Unser Team berät Sie gerne persönlich.
