Eine Unbekannte ist die Umbrella City Lines GmbH nicht. Als einer der wichtigsten Partner von FlixBus in Europa legt sie jährlich über 25 Mio. km zurück und hat sich in Deutschland längst einen Namen gemacht. Auf Nachfrage verschiedener deutscher Verkehrsunternehmen hat das Tochterunternehmen der tschechischen Firmengruppe Umbrella Mobility SE ihr Geschäft erweitert und erfüllt nun auch Leistungen in den Bereichen Öffentlicher Personennahverkehr (ÖPNV), Schienenersatzverkehr (SEV) und Busersatzverkehr (BEV). In Deutschland betreibt Umbrella u. a. Buslinien für die Deutsche Bahn im Landkreis Görlitz, für die Hamburger Hochbahn sowie für die Verkehrsbetriebe Hamburg-Holstein. Und das Unternehmen will weiterwachsen.
Aktuell koordiniert Umbrella an fünf deutschen Standorten insgesamt 214 Dienste und über 300 Fahrer – verteilt auf 98 Fahrzeuge. Die Datenmengen und deren Abhängigkeiten sind mit jedem Auftrag größer geworden und werden bei weiterem Wachstum an Komplexität zunehmen.
Hier sind wir mit unserem alten Personaldispositionssystem zunehmend an Grenzen gestoßen, und wir haben uns auf die Suche nach einer Lösung begeben, die einerseits konsequent auf Bedarf und Ressourcen ausgerichtet ist und andererseits unseren Angestellten maximale Flexibilität bietet.
Vorteil 1
Existenzielle Planbarkeit für das Unternehmen und Mitarbeitende
Während in der Hamburger Zentrale die standortübergreifende Grobplanung erfolgt, übernehmen Mitarbeiter vor Ort die detaillierte Disposition. Immer schwerer wog vor diesem Hintergrund die Tatsache, dass das alte System über keine VDV-Schnittstelle verfügte, wodurch die Fahrzeugumläufe ebenso wie kurzfristige Änderungen händisch ins Dispositionssystem übertragen werden mussten. Diese Vorgehensweise war mit hohem Personal- und Zeitaufwand verbunden. Eine optimierte Langfristdienstplanung war angesichts der immer komplexeren Strukturen nicht möglich.
Planbarkeit ist für unsere Mitarbeiter und damit für uns als Verkehrsunternehmen aber existenziell wichtig. Können wir dies nicht bieten, verlieren wir über kurz oder lang wertvolle Fachkräfte.
Herausfordernd ist für Umbrella folglich nicht nur die Steuerung der unterschiedlichen Standorte samt eigener Betriebsvereinbarungen und Abrechnungsanforderungen. Einen besonderen Stellenwert hat vor allem auch die Berücksichtigung der unterschiedlichen Bedürfnisse aller Fahrer.
Vorteil 2
Flexible Schichtrhythmen führen zu mehr Dynamik
Nach einem kurzen Marktscreening entschied sich Umbrella für das Personaldispositionssystem Profahr, das nach nur sechs Monaten an allen vier Standorten implementiert und produktiv war. Es ermöglicht Umbrella sowohl die gewünschte Langfristplanung als auch eine große Flexibilität. Via VDV-Standardschnittstelle empfängt Profahr automatisiert sämtliche Umlauf- und Änderungsdaten. Auf dieser Basis und nach Abgleich der hinterlegten Schichtlage erstellt es die Dienstpläne und berücksichtigt sämtliche gesetzliche Regularien, Betriebsvereinbarungen sowie Tarifverträge und unterstützt flexibel die jeweils vom Auftraggeber vorgegebenen Abrechnungsformen. Laut Meske ist Umbrella durch das System bei Änderungen aller Art schnell reaktionsfähig. Das bietet eine enorme Planungssicherheit. Darüber hinaus können die Fahrer nun aus bis zu sieben standortspezifischen Schichtrhythmen flexibel wählen, was zu einer hohen Mitarbeiterzufriedenheit führt.
Vorteil 3
Eine verbesserte Dokumentationsqualität, da Dienstantritt per Klick
Unverzichtbar ist für Umbrella auch die integrierte Betriebsinformations- und Kommunikationslösung von Profahr. Über ein internetfähiges Endgerät, also z. B. ein Smartphone oder Tablet-PC, erhalten die Beschäftigten Zugriff auf die Dienstprogramme und melden sich zum Dienst an. Wo früher zum Telefon gegriffen oder Kurznachrichten hin und her geschrieben wurden, sehen unsere Disponenten heute sofort, wo jemand fehlt und schnell umdisponiert werden muss", erklärt Meske.
Das hat auch positive Auswirkungen auf die Dokumentationsqualität. In der Vergangenheit mussten die Disponenten im Telefonat oder über andere Wege erhaltene Informationen der Fahrer händisch im System hinterlegen. Dies war oft erst möglich, nachdem sie unter hohem Zeitdruck nach Ersatz gesucht bzw. umgeplant hatten. Die Eingabe der entsprechenden Informationen erfolgte also in aller Regel zeitversetzt, war fehleranfällig und nicht selten unvollständig. Heute landen die relevanten Daten durch das integrierte Kommunikationsmodul automatisiert und vollständig dokumentiert in Profahr.
Vorteil 4
Dienste einsehen und tauschen
Beliebt ist die mobile Lösung beim Fahrdienst, weil jeder unabhängig von Ort und Zeit seine Dienstpläne einsehen und via der ebenfalls integrierten Diensttauschbörse Fahrten flexibel und nach transparenten Kriterien tauschen kann. Dafür nutzt das Modul alle relevanten Informationen, die im Personaldispositionssystem zu den Mitarbeitern hinterlegt sind, etwa Qualifikationen, Dienst- und Urlaubspläne. Mitarbeitende können dann einen Dienst, den sie fest mit einem Kollegen vereinbart haben, direkt tauschen oder über die Suche- Biete-Funktion als Tauschwunsch einstellen.
Stellt das System im Zuge der Plausibilitätsprüfung keine Verstöße fest, können die Mitarbeiter den Tauschvorschlag speichern und an den Tauschpartner sowie den Disponenten zur Freigabe weiterleiten. Nach der Zustimmung des Disponenten gibt das Modul alle relevanten Informationen an das übergeordnete System weiter, das auf dieser Basis die Dienstpläne anpasst.
Bei der Suche-Biete-Funktion gibt ein Mitarbeiter einen Diensttauschwunsch in die Börse ein, den ein Kollege flexibel annehmen kann. Die weiteren Schritte entsprechen dem Vorgehen für einen direkten Tausch. Laut Axel Meske wird die Tauschbörse vom Fahrdienst ebenso wie von den Disponenten gut angenommen und sorgt für weitere Arbeitserleichterung und Planungsflexibilität.
Fazit
Kaum noch Fahrt- oder Personalausfälle durch den Einsatz der Software
Mit Profahr steht Umbrella ein einheitliches Personaldispositionssystem für alle Einsatzorte zur Verfügung, mit dem das Unternehmen eine hohe Planungskomplexität managen kann. Dies zeigt sich u. a. in der schnellen und transparenten Personalabrechnung sowie darin, dass es kaum noch Fahrt- oder Personalausfälle gibt. Besonders profitiert das Unternehmen nach Ansicht vom Leiter Betriebsplanung Axel Meske von der Erstellung der verbindlichen und langfristigen Fahrdienstpläne. In Verbindung mit der mobilen Betriebs- und Kommunikationslösung sorgt das System für eine spürbar hohe Mitarbeiterzufriedenheit, senkt so das Risiko für Fluktuation und macht uns gleichzeitig als Arbeitgeber attraktiver, so Meske.
Längst stehen daher auch weitere Ausbaupläne auf der Agenda des Unternehmens, u. a. die Einführung eines Moduls zur automatischen Führerscheinprüfung.
Verantwortungsbewusst auf Wachstumskurs
Mit seinem neuen, fahrdienstbezogenen Personaldispositionssystems samt mobiler Kommunikationslösung ist Umbrella City Lines auch IT-seitig offenbar bestens gewappnet für den Wachstumskurs. Mit ihm erfüllt das Unternehmen sowohl alle gesetzlichen, betrieblichen und tariflichen Anforderungen der unterschiedlichen Auftraggeber als auch die Ansprüche an einen modernen, verantwortungsbewussten Arbeitgeber seiner Angestellten.