Der effiziente Betrieb und die damit verbundene Wartung von Infrastrukturen sind in hohem Maße von der Gestaltung und der Qualität der Arbeitsvorbereitungsprozesse abhängig. Ein wesentlicher Bestandteil der Planungen ist die optimale Nutzung der Ressourcen, insbesondere des vor Ort eingesetzten Personals. Der Einsatz eines KI-basierten Tools ermöglicht im Asset Service Kosteneinsparungen von deutlich über 10 Prozent. Dabei erzielen die Netzbetreiber neben der Kostenreduktion sowohl verkürzte Reaktionszeiten auf Kundenanforderungen als auch eine deutliche Verbesserung der Leistungskennzahlen.
Verwendung von KI in der zentralen Einsatzplanung
Einsätze zu planen erfordert eine Vielzahl von Entscheidungen. Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz wird der Entscheidungsaufwand für den Planer drastisch reduziert. Das Ergebnis des Planungsprozesses sind Arbeitspläne, die die Basis für einen effizienten Arbeitsablauf der Monteuren bilden.
Die Automatisierung der Einsatzplanung ermöglicht es zudem, die Arbeitspläne auch bei kurzfristig notwendigen Anpassungen weitgehend stabil und effizient zu gestalten. Dies wird auch von den Ausführenden als mitarbeiterfreundlich empfunden und steigert die Akzeptanz der KI-unterstützten Prozesse.
Der manuelle Dispositionsaufwand reduziert sich auf die Bearbeitung spezieller Aufgaben, wie zum Beispiel der Koordination komplexer Baumaßnahmen. Die Zeiträume zwischen diesen manuell geplanten Aufgaben werden von der KI-basierten Entscheidungs- und Unterstützungsfunktion optimal verplant.
Wird eine Arbeitsmaßnahme nicht rechtzeitig fertig oder fallen eingeplante Mitarbeiter wegen Krankheit aus, werden diese Tatsachen im nächsten Planungslauf entsprechend berücksichtigt. Ereignisse, die ohne Entscheidungsunterstützung früher aufwändige Umplanungen nach sich zogen, sind plötzlich unkritisch.
Der optimierte Plan versetzt Disponenten in die Lage, sich intensiv um kritische Arbeiten zu kümmern:
- Disponenten können trotz stetiger Änderungen der aktuellen Lage qualifizierte Arbeitsvorbereitung leisten.
- Monteure erhalten immer gut vorbereitete und vollständige Arbeitsplanungen.
- Die längerfristigen Planungen werden aufgrund ihres Nutzens von den Beteiligten akzeptiert.
- Engpässe werden sehr früh erkannt und entschärft, bevor sie die operative Ausführung erreichen.
Steigende Zufriedenheit bei Disponenten und Monteuren
Die Automatisierung von Standardaufgaben und die flexible Anpassung des Einsatzplans führt sowohl bei den Disponenten als auch bei den Monteuren zu erhöhter Mitarbeiterzufriedenheit.
Neben den auftragsbezogenen Kriterien wie Priorität, benötigte Ressourcen und Ausführungszeitraum betreffen die meisten Entscheidungsparameter die Mitarbeiter. Dies beginnt bei der Berücksichtigung von Tages- und Wochenarbeitszeiten, geht über die Planung von möglichst unterbrechungsfreien Einsätzen bis hin zu einer stabilen Planung. Durch die Planbarkeit und die sinnvolle Zusammenfassung von Aufgaben wird das komplette Arbeitsumfeld deutlich entspannter.
Diskussion der drei Planungsstrategien
Viele Wege führen nach Rom – und ähnlich verhält es sich auch bei den Planungsprozessen. Unterschiedlichste Prozesse können implementiert sein.
Drei wesentliche Planungsstrategien sind die „Eigen-Disposition“, die manuelle zentrale Disposition und die automatisierte Disposition, wie in der untenstehenden Abbildung dargestellt.
Diese Strategien werden im Folgenden kurz beleuchtet.
1. Eigen-Disposition
In vielen Unternehmen wird die Arbeit noch immer paketweise auf die Monteure verteilt. Diese entscheiden selbst, wann sie welche Tätigkeit ausführen. Ihre Kriterien müssen nicht zwingend auf die Unternehmensziele einzahlen und erzeugen somit unnötige Kosten. Eigene, dezentrale Disposition funktioniert nur dann gut, wenn ähnliche (bzw. fast identische) Aufgaben in überschaubaren Gebieten für einen beschränkten Zeitraum bearbeitet werden.
Die Effizienz der Mannschaft sinkt bei steigender Aufgabenvielfalt im Team, bei größer werdenden Gebieten und zunehmend unterschiedlicher Qualifikation der Team-Mitglieder. Diese Vielschichtigkeit ist aber oft das Resultat eines strategiegetriebenen Zusammenlegens von Prozessen, Sparten oder gar Unternehmen.
2. Zentrale Disposition
Viele Unternehmen gehen den Weg der manuellen zentralen Disposition um Effizienzsteigerungen zu erreichen. Sie ermöglicht globale Entscheidungen und hilft, Behinderungen und Ineffizienzen im Arbeitsablauf frühzeitig zu erkennen. Unternehmen sprechen von bis zu 15% Effizienzgewinn im Asset Service durch reduzierten Personalaufwand. Alle Aspekte, die für einen reibungslosen Ablauf der Arbeiten wichtig sind, können in optimal vorbereitet werden.
Vorteile:
- angepasste Route mit sinnvollen Arbeitspaketen für den Tag
- dokumentierte Terminabsprache mit Fremdfirmen oder Kollegen
- effektive Nutzung der Qualifikationen des gesamten Teams durch geeignete Zuweisung von Aufgaben
- Vollständigkeit des Materials und der Ausrüstung für die geplanten Aufträge
- sinnvolle Nutzung von Lücken (nicht verplante Zeiten) im Arbeitsplan
- Faire Verteilung der Arbeit auf die Teams
Die steigende Effizienz bei der Durchführung ist jedoch kein Selbstläufer. Die gesamte Organisation muss sich auf neue Arbeitsweisen einigen und Veränderungen entsprechend umsetzen.
Nachteile:
- Die Monteure verlieren bei der zentralen Disposition die Freiheit, ihre Touren nach ihren Wünschen zusammenzustellen.
- Die Disponenten müssen den erheblichen Aufwand für die Disposition scheinbar unwichtiger Arbeiten bewältigen.
- Die Mitarbeiter, die früher die Arbeit geplant haben, sind nur noch Fach- und Personalvorgesetzte und nicht mehr Gesamtprozessverantwortliche.
- Instandhaltungsverantwortliche können Maßnahmen nicht mehr autonom bis zum Monteur durchreichen, sondern müssen sich an die vorgegebenen Prozessabläufe halten.
Die möglichen Effizienzgewinne sind von der vollständigen Umsetzung der zentralen Disposition abhängig. Wird der Prozess von einem Prozessteilnehmer nicht umgesetzt, fällt das Unternehmen meist wieder auf die dezentrale Aufgabenbearbeitung zurück.
Eine wesentliche Schwäche der manuellen zentralen Disposition ist ihr permanent hoher Entscheidungsbedarf. Darunter sind in hohem Maße Entscheidungen, die eine KI problemlos automatisiert übernehmen kann.
3. Automatisierte Disposition
Die Automatische Disposition verbindet die Vorteile der vorherigen Planungsstrategien und bietet zusätzlichen Nutzen:
- Der hohe Aufwand der zentralen Disposition wird deutlich reduziert, da die manuellen Arbeiten minimiert werden.
- Geringere Leerlaufzeiten des Personals
- Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt, weil Änderungen weniger gravierende Auswirkungen auf vorangekündigte Arbeiten haben.
- Die gesamtheitliche Betrachtung der anstehenden Aufgaben verbessert die KPIs (z.B. Termintreue, Dauer der Versorgungsunterbrechung) des Unternehmens.
- Die Aufträge werden in einer optimalen Sequenz vorgegeben, die verschiedenste Kriterien (z.B. Arbeitszeiten oder Minimierung der Fahrzeiten) berücksichtigt.
- Zusätzliche Aufgaben (z. B. der Tausch aller Türschlösser in Unterstationen), werden automatisch mitgeplant und ohne planerischen Aufwand durchgeführt.
- Kein Stillstand des Betriebes bei Ausfall der Disponenten.
- Automatisierte Planung führt zu einer immer aktuellen Datensicht, was die Voraussetzung für gute Entscheidungen ist.
Die effektive Arbeitszeit der Monteure steigt durch die Veränderung der Planungsstrategie. Zeiten, die die Monteure bislang für Planung und Arbeitsvorbereitung benötigten, werden nun für produktive Arbeiten verwendet. Die Planungsaufwände übernehmen zentrale Stellen. Diese können, wie im dritten Schritt sichtbar, von einer KI effektiv übernommen werden.
Langfristige Planung ermöglicht Bündelung
Es ergeben sich aus einer mittelfristigen Planung weitere Potentiale, die durch geeignete Funktionen genutzt werden können. Hierunter fällt auch das „Bündeln von Aufträgen.“ Durch Zusammenfassen von Arbeiten kann die Zahl der Schaltungen, die vom vor-Ort Personal durchgeführt werden, reduziert und die Auswirkungen der Schaltmaßnahmen auf den Endkunden minimiert werden.
Bei manueller Planung können anstehende Arbeiten meist nur für wenige Tage detailliert berücksichtigt werden. Wird dagegen Entscheidungsunterstützung verwendet, erweitert sich der Zeitbereich: Für die Kapazitätsplanung kann der gesamte Arbeitsvorrat für das nächste Jahr (oder auch länger) betrachtet werden. Dies ermöglicht, die benötigte Ressourcenkapazität zu ermitteln und Arbeiten zusammenzufassen.
Die Kapazitätsplanung wird der automatischen Disposition vorgeschaltet und liefert neben der Auftragsbündelung weitere Analysemöglichkeiten. Die darauffolgende Schaltungsplanung reduziert den Aufwand für die Kapazitätsplanung und die Zeit in der die Kunden unversorgt sind
Mit Kapazitätsplanung Potenziale schöpfen
Die langfristige Betrachtung der Asset-Service-Daten aus dem Betrieb sowie der Planung liefert eine umfassende Grundlage für Entscheidungen. Auf Basis dieser Daten können Engpässe vermieden oder Fremdvergaben optimiert werden.
Auch unternehmensinterne Entscheidungsprozesse bezüglich Baumaßnahmen, Outsourcing oder Erweiterung des Dienstleistungsgeschäftes lassen sich anhand geplanter Zahlen diskutieren und umsetzen. Dabei können auch extern geplante Projekte und unspezifische Aufwände berücksichtigt werden. Durch Simulation verschiedener Szenarien können die Auswirkungen der verschieden gewählten Kriterien (z.B. unterschiedliche Zeitpunkte für ein Projekt, unterschiedlicher Kapazitätseinsatz) verglichen und das betrieblich bestmögliche Szenario gefunden werden.
Automatisierung im Asset Service weiterdenken
PSI setzt für die oben genannte Automatisierung von Entscheidungsprozessen das Tool „Qualicision“ ein. Es ermöglicht unter anderem die Sequenzierung von Aufgaben und die unterstützt das Dispatching der Einzelaufgaben umfassend.
Zudem können und werden mit Qualicision zukünftig eine Vielzahl weiterer Funktionen realisiert werden. Beispiele dafür sind die automatische Bearbeitung von Schaltanträgen und Schaltabläufe („Schaltfolgen“) aufgrund der von Qualicision gebündelten Arbeitseinsätze, die Einbindung von Logistikprozessen oder auch der automatische Redispatch von Generatoren im Störungsfall.
Insbesondere im strategischen Workforce Management sind noch viele Potentiale zu heben, die sich in erhöhten Ergebnisbeiträgen für den Netzbetreiber äußern.