Seit dem 1. Januar 2023 ist es für alle Arbeitgeber bindend: das Verfahren der eAU. Demnach müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach einer Krankschreibung ihrem Arbeitgeber nur noch formlos den Beginn und das voraussichtliche Ende der Arbeitsunfähigkeit mitteilen. Die Pflicht, dem Arbeitgeber die papierhafte Bescheinigung zuzusenden oder persönlich einzureichen, entfällt. Versicherte erhalten nur noch auf Wunsch einen einzelnen Ausdruck für den persönlichen Gebrauch.
Abruf der eAU-Datensätze bei Krankenkassen
Arbeitgeber sind ab sofort dazu verpflichtet, den entsprechenden eAU-Datensatz des krankgemeldeten Mitarbeiters von einem Kommunikationsserver der jeweiligen Krankenkasse elektronisch abzurufen. Dorthin übermitteln die Arztpraxen die jeweiligen Informationen. Für den Abruf durch die Unternehmen kommen zwei Wege in Frage:
- über eine zertifizierte Erweiterung der eingesetzten Entgeltabrechnungssoftware oder
- über sv.net – eine von der ITSG (Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung) im Auftrag aller Krankenkassen entwickelte, elektronische Ausfüllhilfe.
Einbindung weiterer Bescheinigungen
Diese Regelung betrifft zunächst ausschließlich Bescheinigungen von
- Vertragsärzten und -zahnärzten,
- von Arbeitsunfällen sowie
- von stationären Aufenthalten im Krankenhaus.
Weitere Bescheinigungen, z. B. von
- Privatärzten,
- Ärzten im Ausland,
- Erkrankungen des Kindes oder
- Rehabilitationsleistungen sollen kurz- bis mittelfristig folgen.
Welchen Beitrag leistet das Personaldispositionssystem Profahr?
Als Personaldispositionssystem bietet Profahr Optionen, die für das eAU-Verfahren notwendigen unternehmensinternen Prozesse weiter zu vereinfachen und zu beschleunigen.
Sie kommen immer dann zum Tragen, wenn Angestellte – z. B. aus dem Fahrdienst – Abwesenheiten nicht der Personalabteilung, sondern der Disposition melden:
- Nach Krankschreibung erfassen Mitarbeitende über die mobile Kommunikationslösung BIK (lizenzpflichtig) zeit- und ortsunabhängig ihre Abwesenheit per Tablet, Smartphone oder PC. Hierbei geben sie sowohl den Start als auch das Ende der Krankschreibung an und wählen im Dropdown-Menü z. B. die Option „krank ohne Beleg“ aus. Das Fehlen der Beschäftigten wird dispositiv sofort berücksichtigt, während die Abwesenheit abrechnungstechnisch noch nicht bewertbar ist.
In Unternehmen, die über keine BIK-Lizenz verfügen und eine Krankmeldung ebenfalls über die Disposition, z. B. via Telefon oder E-Mail-Kommunikation erfolgt, übernehmen die Disponenten die oben beschriebenen Schritte direkt in Profahr. - Die disponierten Abwesenheiten übergibt Profahr über eine lizenzpflichtige Export/Importschnittstelle in das im Unternehmen vorhandene HR-System, das im Regelfall auch die Abfrage bei der Krankenkasse durchführt.
Hinweis: Arztpraxen können die eAU-Daten bis spätestens 24:00 Uhr des Behandlungstages an die Krankenkassen übermitteln. Es ist daher sinnvoll, den Datensatz erst am Folgetag bei den Krankenkassen abzurufen. - Profahr holt sich den Datensatz über eine automatisierte, tägliche Abfrage ab und überführt den Abwesenheitsstatus von „krank ohne Beleg“ in „krank“. Zudem gleicht das System die ursprünglich angelegten Informationen mit dem eAU-Datensatz ab und passt diese sowie den Dienstplan bei Bedarf automatisiert an.
Vorteile durch Profahr
- Beschäftigte können ihre Krankschreibung über die mobile Kommunikationslösung BIK melden
- Disponenten erfassen telefonische Krankmeldungen im Personaldispositionssystem Profahr
- Abwesenheiten werden dispositiv sofort berücksichtigt
- Krankmeldungen über die Disposition werden dem HR-System übermittelt
- Aktualisierung des Abwesenheitsstatus im Zusammenspiel mit dem HR-System
- automatisierte Datenanpassung und Dispositionsplanung
- durchgängige, beschleunigte Unternehmensprozesse
- modernes Employer Branding
Durchgängige eAU-Unternehmensprozesse
Auf den ersten Blick betrifft die eAU-Pflicht Dispositionssysteme wie Profahr nicht. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass insbesondere der Fahrdienst Abwesenheiten der Disposition und nicht der Personalabteilung meldet.
Mit der Abbildung der hiermit verbundenen Prozesse in Profahr können Unternehmen bewährte Kommunikationswege beibehalten und das eAU-Verfahren schnell und effizient umsetzen.
