Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) Verfahrensordnung

Verfahrensordnung (§ 8 Abs. 2 LkSG) für die PSI Software SE

Welchen Zweck hat diese Verfahrensordnung?
Am 01.01.2023 ist in Deutschland das Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Lieferketten (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – LkSG) in Kraft getreten. Das Gesetz hat zum Ziel, den Schutz von Menschenrechten und Umwelt im eigenen Geschäftsbereich von Unternehmen und entlang der unternehmerischen Lieferkette zu verbessern. Dazu hat das Gesetz auch für uns eine Reihe von Sorgfaltspflichten aufgestellt. Unter anderem verlangt das LkSG, dass Unternehmen über ein angemessenes Beschwerdeverfahren verfügen müssen, über das sich sowohl interne (also Mitarbeitende) als auch externe Personen (wie etwa Lieferanten) an uns wenden können, um auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verletzungen hinzuweisen.
Welche Funktion hat das Beschwerdeverfahren?
Das Beschwerdeverfahren soll zwei Funktionen erfüllen:
a) Zum einen soll das Beschwerdeverfahren als Frühwarnsystem dienen und uns in die Lage versetzen, Probleme in der Lieferkette frühzeitig zu erkennen und idealerweise auch zeitnah zu lösen, insbesondere bevor Menschen und/oder die Umwelt tatsächlich zu Schaden kommen.
b) Zum anderen können wir bei unmittelbar bevorstehenden oder bereits eingetretenen Rechtsgutverletzungen über das Beschwerdeverfahren auf diese Missstände aufmerksam gemacht werden. In der Folge kann das Unternehmen dann wirksame Abhilfemaßnahmen ergreifen.
Für welche PSI-Standorte gilt diese Verfahrensordnung?
Diese Verfahrensordnung gilt unmittelbar für die PSI Software SE mit allen ihren (deutschen) Standorten.
Was kann gemeldet werden?
Das Beschwerdeverfahren kann und soll dazu genutzt werden, die PSI auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verletzungen in unserem eigenen Geschäftsbereich und in unserer Lieferkette hinzuweisen. Der Begriff der Lieferkette ist dabei weit und umfasst sowohl unmittelbare Lieferanten der PSI, mit denen PSI eine Vertragsbeziehung hat, als auch mittelbare Lieferanten, also die „Lieferanten der Lieferanten“.
Die relevantesten menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken sind insbesondere die folgenden:
- Alle Formen von Sklaverei, von wirtschaftlicher Ausbeutung sowie Zwangs- oder Kinderarbeit;
- Gefährdung oder Verletzung von Arbeitsschutzvorschriften, etwa durch unzureichende Sicherheitsstandards, fehlende Schutzmaßnahmen oder ungenügende Ausbildung und Unterweisung;
- Unbegründete Ungleichbehandlung im Beschäftigungsverhältnis, etwa aufgrund von nationaler oder ethnischer Abstammung oder des Geschlechts;
- Verstoß gegen Mindestlohnvorschriften;
- Unsachgemäße Lagerung oder Entsorgung von gefährlichen Abfällen.
- Vorstehende Aufzählung dient alleine der Verdeutlichung und ist selbstverständlich nicht abschließend.
HINWEIS:
Wenn Sie auf Risiken oder Verletzungen hinweisen wollen, ist es im Zweifel besser, den Hinweis abzugeben und die Beurteilung, ob der Hinweis in den Anwendungsbereich des Gesetzes fällt, dem zuständigen Team in der PSI zu überlassen.
Wer kann eine Beschwerde einreichen?
Zunächst kann diese Beschwerdemöglichkeit von allen Mitarbeitenden in eigenem Geschäftsbereich in Anspruch genommen werden. Darüber hinaus steht es auch externen Personen offen, z.B. unseren unmittelbaren und mittelbaren Lieferanten sowie den dort beschäftigten Mitarbeitenden. Auch diejenigen Personen, die nicht direkt von Risiken betroffen sind, steht die Nutzung des Beschwerdeverfahrens ausdrücklich frei. Die Nutzung des Beschwerdeverfahrens ist insgesamt kostenfrei.
An wen / Wohin kann ich meine Beschwerde richten?
Der PSI hat eine Beschwerdebeauftragte benannt, die gemeinsam mit einem Beschwerde – Team agiert. Das Beschwerde-Team besteht aus Personen aus den relevanten Fachbereichen. Die Beschwerdebeauftragte ist damit auch die erste Anlaufstelle, die Ihre Hinweise oder Beschwerden aufnimmt und ihnen nachgeht. Die Beschwerdebeauftragte und das Beschwerde -Team sind zu erreichen wie folgt:
Natalia Hartenstein
Justiziarin
Beschwerdebeauftragte nach LkSG
PSI Software SE
Dircksenstraße 42-44
10178 Berlin (Mitte)
Deutschland
complains.supply.chain@psi.de
Bin ich vor Benachteiligungen geschützt, wenn ich eine solche Beschwerde einreiche?
Selbstverständlich ist dies der Fall. Das ist für PSI ein wichtiges Anliegen. Wir werden Benachteiligungen in welcher Form auch immer an keiner Stelle hinnehmen; ggf. wird PSI rechtlich gegen den- oder diejenige(n) vorgehen, der / die Sie wegen des Hinweises benachteiligt.
Die Beschwerdebeauftragte und die Mitglieder des Beschwerde-Teams werden entsprechend geschult und gehen Ihrer Beschwerde unparteiisch und unabhängig nach. Die Beschwerdebeauftragte und die Mitglieder des Beschwerde – Teams sind an Weisungen nicht gebunden und zur Verschwiegenheit verpflichtet. All dies garantiert einen professionellen Umgang mit Ihrer Beschwerde, der das Risiko einer versehentlichen Preisgabe Ihrer Identität gegenüber Unbefugten und damit auch das Risiko einer Benachteiligung minimiert.
Gerne können Sie auch nach Abschluss des Verfahrens Kontakt mit der Beschwerdebeauftragten und dem Beschwerde-Team aufnehmen, um sicherzustellen, dass Sie auch im Nachgang nicht benachteiligt werden.
Wie geht es weiter, nachdem ich einen Hinweis abgegeben habe?
Nach Einreichung einer Beschwerde erhalten Sie zunächst eine Eingangsbestätigung. Unmittelbar danach wird geprüft, ob das Thema Ihrer Beschwerde in den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt. Im Falle einer Verneinung wird Ihnen das im Anschluss inclusive einer kurzen Begründung mitgeteilt.
Fällt Ihr Hinweis in den Anwendungsbereich, werden Sie zeitnah über die nächsten Schritte und den wahrscheinlichen zeitlichen Verlauf des Verfahrens informiert. Die Beschwerdebeauftragte und ggf. das Beschwerde - Team werden zudem mit Ihnen den Sachverhalt erörtern und ggf. Nachfragen stellen, um Ihre Beschwerde besser zu verstehen.
Dabei wird auch besprochen, welche Erwartungen Sie in Bezug auf mögliche Präventions- oder Abhilfemaßnahmen haben. Ggf. wird die Beschwerdebeauftragte optional ein Verfahren zur einvernehmlichen Streitbeilegung anbieten. Hierbei wird der Versuch unternommen, mithilfe eines neutralen und vermittelnden Dritten eine einvernehmliche Lösung zu finden. Sofern das Verfahren zur optionalen Streitbeilegung nicht in Betracht kommt oder scheitert und sich Ihr Hinweis als begründet erweist, wird gemeinsam mit Ihnen ein Vorschlag zur Abhilfe erarbeitet. Anschließend wird im Falle eines begründeten Hinweises die vereinbarte Abhilfemaßnahme umgesetzt und nachverfolgt. Das Ergebnis wird mit Ihnen abschließend evaluiert und das Verfahren dann beendet. Im Falle einer unbegründeten Beschwerde erhalten Sie eine entsprechende Begründung.
Abschließende Bestimmungen
a) Überprüfung der Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens
Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird mindestens einmal jährlich und ggf. auch anlassbezogen überprüft. Dabei fließen Erkenntnisse und identifiziertes Verbesserungspotential aus den bisher eingegangenen Hinweisen und den jeweiligen Verfahren sowie aus den Risikoanalysen ein.
b) Sprachen
Diese Verfahrensordnung wird zunächst in Deutsch und Englisch veröffentlicht. Weitere Sprachen folgen, nachdem die Risikoanalyse weitere relevante Zielgruppen identifiziert hat.
c) Inkrafttreten / Veröffentlichung
Diese Verfahrensordnung tritt zum 01.11.2024 in Kraft und wird veröffentlicht. Sie ersetzt die Verfahrensordnung vom 01.01.2024.

Berlin, 23.10.2024
PSI Software SE

Verfahrensordnung (§ 8 Abs. 2 LkSG) für PSI Transcom GmbH

Welchen Zweck hat diese Verfahrensordnung?
Am 01.01.2023 ist in Deutschland das Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Lieferketten (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – LkSG) in Kraft getreten. Das Gesetz hat zum Ziel, den Schutz von Menschenrechten und Umwelt im eigenen Geschäftsbereich von Unternehmen und entlang der unternehmerischen Lieferkette zu verbessern. Dazu hat das Gesetz auch für uns eine Reihe von Sorgfaltspflichten aufgestellt. Unter anderem verlangt das LkSG, dass Unternehmen über ein angemessenes Beschwerdeverfahren verfügen müssen, über das sich sowohl interne (also Mitarbeitende) als auch externe Personen (wie etwa Lieferanten) an uns wenden können, um auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verletzungen hinzuweisen.
Welche Funktion hat das Beschwerdeverfahren?
Das Beschwerdeverfahren soll zwei Funktionen erfüllen:
a) Zum einen soll das Beschwerdeverfahren als Frühwarnsystem dienen und uns in die Lage versetzen, Probleme in der Lieferkette frühzeitig zu erkennen und idealerweise auch zeitnah zu lösen, insbesondere bevor Menschen und/oder die Umwelt tatsächlich zu Schaden kommen.
b) Zum anderen können wir bei unmittelbar bevorstehenden oder bereits eingetretenen Rechtsgutverletzungen über das Beschwerdeverfahren auf diese Missstände aufmerksam gemacht werden. In der Folge kann das Unternehmen dann wirksame Abhilfemaßnahmen ergreifen.
Für welche PSI-Standorte gilt diese Verfahrensordnung?
Diese Verfahrensordnung gilt unmittelbar für PSI Transcom GmbH mit allen ihren (deutschen) Standorten.
Was kann gemeldet werden?
Das Beschwerdeverfahren kann und soll dazu genutzt werden, die PSI auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verletzungen in unserem eigenen Geschäftsbereich und in unserer Lieferkette hinzuweisen. Der Begriff der Lieferkette ist dabei weit und umfasst sowohl unmittelbare Lieferanten der PSI, mit denen PSI eine Vertragsbeziehung hat, als auch mittelbare Lieferanten, also die „Lieferanten der Lieferanten“.
Die relevantesten menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken sind insbesondere die folgenden:
- Alle Formen von Sklaverei, von wirtschaftlicher Ausbeutung sowie Zwangs- oder Kinderarbeit;
- Gefährdung oder Verletzung von Arbeitsschutzvorschriften, etwa durch unzureichende Sicherheitsstandards, fehlende Schutzmaßnahmen oder ungenügende Ausbildung und Unterweisung;
- Unbegründete Ungleichbehandlung im Beschäftigungsverhältnis, etwa aufgrund von nationaler oder ethnischer Abstammung oder des Geschlechts;
- Verstoß gegen Mindestlohnvorschriften;
- Unsachgemäße Lagerung oder Entsorgung von gefährlichen Abfällen.
HINWEIS:
Wenn Sie auf Risiken oder Verletzungen hinweisen wollen, ist es im Zweifel besser, den Hinweis abzugeben und die Beurteilung, ob der Hinweis in den Anwendungsbereich des Gesetzes fällt, dem zuständigen Team in der PSI zu überlassen.
Wer kann eine Beschwerde einreichen?
Zunächst kann diese Beschwerdemöglichkeit von allen Mitarbeitenden in eigenem Geschäftsbereich in Anspruch genommen werden. Darüber hinaus steht es auch externen Personen offen, z.B. unseren unmittelbaren und mittelbaren Lieferanten sowie den dort beschäftigten Mitarbeitenden. Auch diejenigen Personen, die nicht direkt von Risiken betroffen sind, steht die Nutzung des Beschwerdeverfahrens ausdrücklich frei. Die Nutzung des Beschwerdeverfahrens ist insgesamt kostenfrei.
An wen / Wohin kann ich meine Beschwerde richten?
Der PSI hat eine Beschwerdebeauftragte benannt, die gemeinsam mit einem Beschwerde – Team agiert. Das Beschwerde-Team besteht aus Personen aus den relevanten Fachbereichen. Die Beschwerdebeauftragte ist damit auch die erste Anlaufstelle, die Ihre Hinweise oder Beschwerden aufnimmt und ihnen nachgeht. Die Beschwerdebeauftragte und das Beschwerde -Team sind zu erreichen wie folgt:
Natalia Hartenstein
Justiziarin
Beschwerdebeauftragte nach LkSG
PSI Software SE
Dircksenstraße 42-44
10178 Berlin (Mitte)
Deutschland
complains.supply.chain@psi.de
Bin ich vor Benachteiligungen geschützt, wenn ich eine solche Beschwerde einreiche?
Selbstverständlich ist dies der Fall. Das ist für PSI ein wichtiges Anliegen. Wir werden Benachteiligungen in welcher Form auch immer an keiner Stelle hinnehmen; ggf. wird PSI rechtlich gegen den- oder diejenige(n) vorgehen, der / die Sie wegen des Hinweises benachteiligt.
Die Beschwerdebeauftragte und die Mitglieder des Beschwerde-Teams werden entsprechend geschult und gehen Ihrer Beschwerde unparteiisch und unabhängig nach. Die Beschwerdebeauftragte und die Mitglieder des Beschwerde – Teams sind an Weisungen nicht gebunden und zur Verschwiegenheit verpflichtet. All dies garantiert einen professionellen Umgang mit Ihrer Beschwerde, der das Risiko einer versehentlichen Preisgabe Ihrer Identität gegenüber Unbefugten und damit auch das Risiko einer Benachteiligung minimiert.
Gerne können Sie auch nach Abschluss des Verfahrens Kontakt mit der Beschwerdebeauftragten und dem Beschwerde-Team aufnehmen, um sicherzustellen, dass Sie auch im Nachgang nicht benachteiligt werden.
Wie geht es weiter, nachdem ich einen Hinweis abgegeben habe?
Nach Einreichung einer Beschwerde erhalten Sie zunächst eine Eingangsbestätigung. Unmittelbar danach wird geprüft, ob das Thema Ihrer Beschwerde in den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt. Im Falle einer Verneinung wird Ihnen das im Anschluss inclusive einer kurzen Begründung mitgeteilt.
Fällt Ihr Hinweis in den Anwendungsbereich, werden Sie zeitnah über die nächsten Schritte und den wahrscheinlichen zeitlichen Verlauf des Verfahrens informiert. Die Beschwerdebeauftragte und ggf. das Beschwerde - Team werden zudem mit Ihnen den Sachverhalt erörtern und ggf. Nachfragen stellen, um Ihre Beschwerde besser zu verstehen.
Dabei wird auch besprochen, welche Erwartungen Sie in Bezug auf mögliche Präventions- oder Abhilfemaßnahmen haben. Ggf. wird die Beschwerdebeauftragte optional ein Verfahren zur einvernehmlichen Streitbeilegung anbieten. Hierbei wird der Versuch unternommen, mithilfe eines neutralen und vermittelnden Dritten eine einvernehmliche Lösung zu finden. Sofern das Verfahren zur optionalen Streitbeilegung nicht in Betracht kommt oder scheitert und sich Ihr Hinweis als begründet erweist, wird gemeinsam mit Ihnen ein Vorschlag zur Abhilfe erarbeitet. Anschließend wird im Falle eines begründeten Hinweises die vereinbarte Abhilfemaßnahme umgesetzt und nachverfolgt. Das Ergebnis wird mit Ihnen abschließend evaluiert und das Verfahren dann beendet. Im Falle einer unbegründeten Beschwerde erhalten Sie eine entsprechende Begründung.
Abschließende Bestimmungen
a) Überprüfung der Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens
Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird mindestens einmal jährlich und ggf. auch anlassbezogen überprüft. Dabei fließen Erkenntnisse und identifiziertes Verbesserungspotential aus den bisher eingegangenen Hinweisen und den jeweiligen Verfahren sowie aus den Risikoanalysen ein.
b) Sprachen
Diese Verfahrensordnung wird zunächst in Deutsch und Englisch veröffentlicht. Weitere Sprachen folgen, nachdem die Risikoanalyse weitere relevante Zielgruppen identifiziert hat.
c) Inkrafttreten / Veröffentlichung
Diese Verfahrensordnung tritt zum 01.11.2024 in Kraft und wird veröffentlicht. Sie ersetzt die Verfahrensordnung vom 01.01.2024.

Berlin, 23.10.2024
PSI Transcom GmbH