Verfahrensordnung (§ 8 Abs. 2 LkSG) für den PSI-Konzern (Standorte Deutschland)

1. Welchen Zweck hat diese Verfahrensordnung?
   Am 01.01.2023 ist in Deutschland das Gesetz über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Lieferketten (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – LkSG) in Kraft getreten. Das Gesetz hat zum Ziel, den Schutz von Menschenrechten und Umwelt im eigenen Geschäftsbereich von Unternehmen, also auch des PSI-Konzerns - und entlang der unternehmerischen Lieferkette zu verbessern. Dazu hat das Gesetz auch für uns eine Reihe von Sorgfaltspflichten aufgestellt. Unter anderem verlangt das LkSG, dass Unternehmen über ein angemessenes Beschwerdeverfahren verfügen müssen, über das sich sowohl interne (also Mitarbeitende) als auch externe Personen (wie etwa Lieferanten) an uns wenden können, um auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verletzungen hinzuweisen. Zudem müssen Unternehmen eine Beschwerdeordnung veröffentlichen, die das Beschwerdeverfahren näher beschreibt.
2. Welche Funktion hat das Beschwerdeverfahren?
   Das Beschwerdeverfahren soll zwei Funktionen erfüllen:
   a) Zum einen soll das Beschwerdeverfahren als Frühwarnsystem dienen uns in die Lage versetzen, Probleme in der Lieferkette frühzeitig zu erkenne und idealerweise auch zeitnah zu lösen, insbesondere bevor Menschen oder die Umwelt tatsächlich zu Schaden kommen.
   b) Zum anderen können wir bei unmittelbar bevorstehenden oder bereits eingetretenen Rechtsgutverletzungen über das Beschwerdeverfahren auf diese Missstände aufmerksam gemacht werden. In der Folge kann das Unternehmen dann wirksame Abhilfemaßnahmen ergreifen.
3. Für welche Gesellschaften des PSI-Konzerns gilt diese Verfahrensordnung?
   Diese Verfahrensordnung gilt für alle deutschen PSI-Gesellschaften, das sind insbesondere die folgenden:
   • PSI Software SE
   • PSI Automotive & Industry GmbH
   • PSI Energy Markets GmbH
   • PSI FLS Fuzzy Logik & Neuro Systeme GmbH
   • PSI GridConnect GmbH
   • PSI Logistics GmbH
   • PSI Metals GmbH
   • PSI Metals Non Ferrous GmbH
   • PSI Transcom GmbH
   • PSI Prognos Energy GmbH

4. Was kann gemeldet werden?
   Das Beschwerdeverfahren kann und soll dazu genutzt werden, die PSI auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verletzungen in unserem eigenen Geschäftsbereich und in unserer Lieferkette hinzuweisen. Der Begriff der Lieferkette ist dabei weit und umfasst sowohl unmittelbare Lieferanten der PSI, mit denen PSI eine Vertragsbeziehung hat, als auch mittelbare Lieferanten, also die „Lieferanten der Lieferanten“.
   Die relevantesten menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken sind insbesondere die folgenden
   
   • Alle Formen von Sklaverei, von wirtschaftlicher Ausbeutung sowie Zwangs- oder Kinderarbeit;
   • Gefährdung oder Verletzung von Arbeitsschutzvorschriften, etwa durch unzureichende Sicherheitsstandards, fehlende Schutzmaßnahmen oder ungenügende Ausbildung und Unterweisung;
   • Unbegründete Ungleichbehandlung im Beschäftigungsverhältnis, etwa aufgrund von nationaler oder ethnischer Abstammung oder des Geschlechts;
   • Verstoß gegen Mindestlohnvorschriften;
   • Unsachgemäße Lagerung oder Entsorgung von gefährlichen Abfällen.

   Vorstehende Aufzählung dient alleine der Verdeutlichung und ist selbstverständlich nicht abschließend.
   HINWEIS:
   Wenn Sie auf Risiken oder Verletzungen hinweisen wollen, ist es im Zweifel besser, den Hinweis abzugeben und die Beurteilung, ob der Hinweis in den Anwendungsbereich des Gesetzes fällt, dem zuständigen Team in der PSI zu überlassen.

5. Durch wen kann das Beschwerdeverfahren in Anspruch genommen werden?
   Zunächst kann diese Beschwerdemöglichkeit von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der PSI in Anspruch genommen werden. Darüber hinaus steht es auch externen Personen offen, z.B. unseren unmittelbaren und mittelbaren Lieferanten sowie den dort beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Auch diejenigen Personen, die nicht direkt von Risiken betroffen sind, steht die Nutzung des Beschwerdeverfahrens ausdrücklich frei. Die Nutzung des Beschwerdeverfahrens ist daher insgesamt kostenfrei.
6. An wen / Wohin kann ich meine Beschwerde richten?
   Der PSI-Konzern hat für die deutschen Gesellschaften eine Menschenrechtsbeauftragte benannt, die für die Einführung und Überwachung der Anforderungen aus dem Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz zuständig ist. Sie ist damit auch die Stelle, die Ihre Hinweise aufnimmt und ihnen nachgeht. Die Menschenrechtsbeauftragte ist zu erreichen wie folgt:
   Cornelia Adam
   Bereichsleitung Compliance
   Syndikusanwältin
   
   PSI Software SE
   Dircksenstraße 42-44
   10178 Berlin (Mitte)
   Deutschland
   Telefon: + 49 30 2801-2721
   Telefax: +493028012312721
   menschenrechtsbeauftragte@psi.de
   
   Sie haben auch die Möglichkeit, Ihren Hinweis über ein mehrsprachiges Kontaktformular abzugeben.
7. Bin ich vor Benachteiligungen geschützt, wenn ich eine solche Beschwerde einreiche?
   Selbstverständlich ist dies der Fall. Dies ist für PSI-Konzern ein wichtiges Anliegen. Wir werden Benachteiligungen in welcher Form auch immer an keiner Stelle hinnehmen; ggf. wird PSI-Konzern rechtlich gegen den- oder diejenige(n) vorgehen, der / die Sie wegen des Hinweises benachteiligt.
   Die Menschenrechtsbeauftragte ist entsprechend geschult und geht Ihrer Beschwerde unparteiisch und unabhängig nach. Dabei ist sie an Weisungen nicht gebunden und zur Verschwiegenheit verpflichtet. All dies garantiert einen professionellen Umgang mit Ihrer Beschwerde, der das Risiko einer versehentlichen Preisgabe Ihrer Identität gegenüber Unbefugten und damit auch das Risiko einer Benachteiligung minimiert.
   Gerne können Sie auch nach Abschluss des Verfahrens Kontakt mit der Menschenrechtsbeauftragten aufnahmen, um sicherzustellen, dass Sie auch im Nachgang nicht benachteiligt werden.
8. Wie geht es weiter, nachdem ich einen Hinweis abgegeben habe?
   Nach Einreichung einer Beschwerde erhalten Sie zunächst eine Eingangsbestätigung. Unmittelbar danach wird durch die Menschenrechtsbeauftragte bzw. Compliance geprüft, ob das Thema Ihrer Beschwerde in den Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens fällt. Im Falle einer Verneinung wird Ihnen das incl. einer kurzen Begründung mitgeteilt.
   Fällt Ihr Hinweis in den Anwendungsbereich, werden Sie zeitnah über die nächsten Schritte und  den wahrscheinlichen zeitlichen Verlauf des Verfahrens informiert. Die Menschenrechtsbeauftragte wird zudem mit Ihnen den Sachverhalt erörtern, um Ihre Beschwerde besser zu verstehen.
   Dabei wird auch besprochen, welche Erwartungen Sie in Bezug auf mögliche Präventions- oder Abhilfemaßnahmen haben. Ggf. wird die Menschenrechtsbeauftragte optional ein Verfahren zur einvernehmlichen Streitbeilegung anbieten. Hierbei wird der Versuch unternommen, mithilfe eines neutralen und vermittelnden Dritten eine einvernehmliche Lösung zu finden. Sofern das Verfahren zur optionalen Streitbeilegung nicht in Betracht kommt oder scheitert und sich Ihr Hinweis als begründet erweist, wird gemeinsam mit Ihnen ein Vorschlag zur Abhilfe erarbeitet. Im Falle einer unbegründeten Beschwerde erhalten Sie eine entsprechende Begründung. Anschließend wird im Falle eines begründeten Hinweises die vereinbarte Abhilfemaßnahme umgesetzt und nachverfolgt. Das Ergebnis wird mit Ihnen abschließend evaluiert und das Verfahren dann beendet.
9. Abschließende Bestimmungen
   a) Überprüfung der Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens
   Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird mindestens einmal jährlich und ggf. auch anlassbezogen überprüft. Dabei fließen Erkenntnisse und identifiziertes Verbesserungspotential aus den bisher eingegangenen Hinweisen und den jeweiligen Verfahren sowie aus den Risikoanalysen ein. Die Handreichung des BAFA zum Beschwerdeverfahren wird berücksichtigt.
   b) Sprachen
   Diese Verfahrensordnung wird zunächst in Deutsch und Englisch veröffentlicht. Weitere Sprachen folgen, nachdem die Risikoanalyse weitere relevante Zielgruppen identifiziert hat.
   c) Inkrafttreten / Veröffentlichung
   Diese Verfahrensordnung tritt zum 01.01.2024 in Kraft und wird veröffentlicht.

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