Tausche - Suche - Biete: Diensttauschbörsen entlasten die Personaldisposition
07.10.2020 - Verkehr
Vor allem in Verkehrsunternehmen, in denen viele Menschen in Schichten arbeiten, sind sie für Personaldisponenten alltäglich und unbeliebt zugleich: die vielfältigen Dienst- und Urlaubs-Tauschwünsche in der Belegschaft. Aufwendig zu bearbeiten, sind sie stets mit dem Risiko verbunden, dass unerfüllte Wünsche in Frust umschlagen. Dabei ist es nur zu verständlich, dass verschiedenste Ereignisse im Privatleben derartige Tauschgeschäfte nicht nur wünschenswert, sondern oft auch notwendig machen.
Disponenten müssen in diesen Fällen in der Einsatzplanung – meist eilig – nach alternativen Mitarbeitern suchen. Sie gleichen Qualifikationen, Pläne, Zeiten und andere Rahmenbedingungen ab und kontaktieren die Beteiligten teils mehrfach (was bei Kollegen im Schicht- oder Außendienst wie etwa Fahrpersonal schwer genug sein kann). Eine negative Entscheidung ist für die betreffenden Mitarbeiter mitunter schwer nachzuvollziehen. Dann fühlen sie sich verständlicherweise ungerecht oder willkürlich behandelt, sind frustriert – und arbeiten im Zweifel unmotiviert.
Um die Arbeitsabläufe in diesen Fällen einfacher und transparenter zu gestalten, lässt sich das Personaldispositionssystem Moveo Profahr um das Modul Dienst- und Urlaubstauschbörse erweitern. Das entlastet nicht nur die Disponenten. Vor allem lassen sich die Mitarbeiter optimal einbinden, indem sie den Vorgang im Wesentlichen selbst steuern – dank Plattformunabhängigkeit wahlweise über Betriebs-PC oder (private) mobile Endgeräte.
Nur integriert nützlich
Mit einer Dienst- und Urlaubstauschbörse als Ergänzungsmodul im Dispositionssystem wird ein wichtiger und aufwendiger Teil der Personalarbeit an die betreffenden Mitarbeiter übertragen und zugleich deutlich vereinfacht. Sie suchen, bieten und tauschen ihre Dienste selbstständig. System und Personalmitarbeiter prüfen und geben den Wechsel wenn möglich frei.
Unternehmen und Disponenten profitieren jedoch nur, wenn das Modul nahtlos ins firmeneigene System integriert ist und die dort hinterlegten Informationen berücksichtigt:
- Qualifikationen
- Arbeits- und Ruhezeiten
- Gesetzliche Vorgaben wie z. B. Pausenregelungen und Abstandszeiten
- Dienstpläne
- Urlaubstage
- Über- bzw. Minusstunden/Arbeitszeitkonten
Diese vollständige Integration des Tauschmoduls ins Personaldispositionssystem des Unternehmens ist essenziell, um unnötigen Mehraufwand zu vermeiden und den Handling-Vorteil z. B. durch doppelte Datenhaltung wieder zu verspielen.
Im Mittelpunkt steht die Grundfunktion selbst – das Tauschen. Zwei Varianten stehen zur Verfügung, im Partner- und idealerweise auch im Dreieckstausch:
Variante 1: direkter Tausch
Zwei Mitarbeiter haben bereits untereinander einen direkten Tausch vereinbart: Tauschpartner Nummer 1 trägt diesen ins System ein, wo er automatisch auf Plausibilität oder eventuelle Regelverletzungen geprüft wird. Ist alles in Ordnung, kann Tauschpartner Nummer 2 in seinem Account bestätigen oder ablehnen. Die finale Freigabe – oder Ablehnung mit Begründung – erfolgt durch den Disponenten, dem alle notwendigen Informationen übersichtlich im System präsentiert werden. Alles Weitere übernimmt das Modul: Es überführt die neuen Dienstdaten ins System und aktualisiert alle Pläne.
Variante 2: Börse
Eine Börse im Wortsinn stellt die Suche-Biete-Funktion dar: Hier kann ein Mitarbeiter sein Gesuch eintragen. Das Modul findet automatisch passende Tauschangebote, aus denen der Mitarbeiter eines wählen und bestätigen kann. (Ist keines vorhanden, bleibt das Gesuch bestehen, bis später etwas Passendes eingetragen wird.) Ab diesem Schritt verfahren Tauschpartner, System und Disponent weiter wie in Variante 1.
Das Modul des Personaldispositionssystems Moveo Profahr stellt all diese Anforderungen professionell und anwenderfreundlich dar. Je nach lizensiertem Leistungsumfang bzw. Einstellungen durch das Unternehmen loggen sich die Arbeitnehmer einfach über den bevorzugten Kanal in ihren Account ein und gehen wie beschrieben vor – ein Arbeitsaufwand von wenigen Minuten.
Eingebundene Mitarbeiter sind zufriedenere Mitarbeiter
Es braucht keine Studien, um zu verstehen, dass Mitarbeiter zufriedener sind, wenn sie sich gerechter behandelt fühlen. Dazu zählt z. B., dass sie Dienste und Urlaube im Bedarfsfall unkompliziert, schnell und kurzfristig tauschen können und transparent darüber aufgeklärt werden, warum es im Einzelfall nicht geht. Zudem wird Personaldisponenten aufwendige Arbeit abgenommen, wenn sie teils von den Mitarbeitern selbst, teils automatisch vom System erledigt wird. Damit wird nicht nur das Arbeitsklima verbessert.
So profitieren Unternehmen
Gerade in Zeiten zunehmenden Fachkräftemangels gewinnen Unternehmen drei weitere wichtige Pluspunkte auf dem Arbeitsmarkt:
Sie präsentieren sich modern, digital und mobil.
Sie bieten ein zusätzliches Beispiel für Transparenz und Mitarbeiterbeteiligung in Entscheidungsprozessen.
Und sie leisten einen wichtigen Beitrag zum Ausgleich zwischen Berufs- und Privatleben, der vor allem auch bei jungen, talentierten Arbeitnehmern eine immer wichtigere Rolle spielt.
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