Aus der Praxis: Mit kluger Migrationsstrategie und schlagkräftigem Team zum ERP-Standard

Gewachsene, komplexe IT-Systeme sind keine Seltenheit in der Industrie - effizient und wirtschaftlich sind sie oft nicht. Muss in jedem Fall eine neue Lösung her? Es kommt wie so häufig darauf an: Unser Kunde IMI Z&J hat sich für die Migration des etablierten ERP-Systems über zwei Major-Releases hinweg entschieden. Die Erfolgsbasis: ein schlagkräftiges Team aus IT-Abteilung, Key-Usern und ERP-Beratern.

Wächst ein IT-System über viele Jahre in einzelnen Systemen, gerät das Zusammenspiel zwischen Arbeitsabläufen und der eingesetzten Soft- und Hardware früher oder später ins Stottern. So erging es auch IMI Z&J, die seit mehr als 140 Jahren Hochtemperaturarmaturen fertigt. Unter dem Motto „Heavy Metal made in Düren“ beliefert das Unternehmen weltweit Kunden aus der Raffinerie-, Eisen- und Stahlindustrie sowie aus der petrochemischen Industrie. Dabei ist jede Lösung maßgeschneidert, hat gigantische Abmaße und ist im wahrsten Sinne des Wortes „heavy“: Bis zu 60 Tonnen bringt eine Anlage auf die Waage.

Die Planung und Produktion dieser Einzelfertigungen haben es ebenfalls in sich und bedürfen durchgängiger, abteilungsübergreifender Prozesse – gestützt durch eine moderne IT-Landschaft. Das wusste auch Bernd Rüland, als er 2018 die Leitung der IT-Abteilung übernahm. Im Rahmen der Modernisierung der gesamten IT-Landschaft stieß er ein umfangreiches ERP-Migrationsprojekt an.

Weg von Insellösungen - hin zum durchgängigen System

„Aus verschiedenen internen Gründen war die gesamte IT-Landschaft und die eingesetzte ERP-Version outdated“, erinnert sich Bernd Rüland an die Ausgangssituation.

Zwei Major-Releases lagen allein zwischen der eingesetzten und der neuesten Version der ERP-Lösung. Diese lief auf einer veralteten AS/400 und war nicht Windows-10-kompatibel. Hinzu kam eine schlechte Stammdatenqualität, durch die weder ein gezieltes Filtern oder Auswerten, noch ein Analysieren von Informationen möglich war.

Stattdessen fand der neue IT-Leiter zahlreiche Prozesse vor, die um das ERP-System herum manuell oder über eine hohe Anzahl an undokumentierten Insellösungen gebaut und gesteuert wurden – zum Teil in völlig veralteten Programmiersprachen. „Es fehlte an vielen Stellen an ERP-Prozessverständnis im Allgemeinen und Systemkompetenz im Speziellen“, so der IT-Leiter. Gleichzeitig war dieser inzwischen davon überzeugt, dass das eingesetzte ERP-System PSIpenta das Passende für Z&J ist. Richtig eingesetzt, bietet es Mehrwerte für das gesamte Unternehmen, darunter für sämtliche Abteilungen und für alle Anwender. „Was wir brauchten“, beschreibt Bernd Rüland, „war eine kluge Migrations- und Kommunikationsstrategie“.

Das Ziel des Release-Wechsels war klar: die Etablierung einer durchgängigen ERP-Lösung auf einer modernen technologischen Basis – nahe am Standard und mit so wenigen Begleitsystemen wie möglich.

Nominierung und Organisation von Key Usern

Zu den wichtigsten Vorbereitungsschritten zählte die Nominierung und Organisation engagierter Key User sowie ausführliche Oberflächenschulungen. Bei IMI Z&J vertreten die Key User die Interessen ihrer jeweiligen Fachbereiche und haben sich auf die entsprechenden ERP-Funktionen oder -Module spezialisiert.

Rüland begründet diesen Weg so: „Ein Key-User-Team, das motiviert ist, ein ERP-Projekt mitzutragen, dabei neue Wege zu gehen und auch skeptische Kollegen oder sogar Vorgesetzte mit auf die Reise zu nehmen, ist erfahrungsgemäß ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Nur so lassen sich fachübergreifende Strukturen schaffen und Prozesse im Sinne der gesamten Organisation kontinuierlich verbessern. All diese Aspekte schaffen die notwendige hohe Akzeptanz unter den Anwendern“.

Wichtig ist dem IT-Leiter auch, dass diese Prozesse nicht mit dem Go-Live endeten. Nach wie vor trifft sich die Gruppe daher einmal wöchentlich und optimiert im abteilungsübergreifenden Austausch Strukturen und Arbeitsabläufe.

Fachübergreifende Strukturen und Prozesse im Sinne der gesamten Organisation lassen sich mit einem motivierten Key-User-Team schaffen.

Überführung von Prozessen in den ERP-Standard

Weitere zentrale Bausteine waren die Analyse der vielen Inselprogramme und die Suche nach Wegen, wie sich diese Prozesse zukünftig in den ERP-Standard integrieren lassen. Im Zuge des Prozess- und Systemdesigns wurden viele alte Zöpfe abgeschnitten und hier und da große Überzeugungsarbeit geleistet. Denn bis auf eine einzige Insellösung ließen sich sämtliche Prozesse in den ERP-Standard überführen.

In dieser Phase waren die „Best-Practice-Dokumentationen“ des ERP-Partners eine große Hilfe. Schritt für Schritt beschreiben sie standardisiert und mit Hilfe von Bildern die Prozesse der unterschiedlichen Funktionsbereiche und dienten so als roter Faden in den Systemdesign-Workshops. „Bis heute leisten uns diese Beschreibungen wertvolle Dienste, z. B., wenn sich ein Systemberater einen Überblick darüber verschaffen will, wie wir in gewissen Dingen vorgehen“, beschreibt der IT-Leiter und ergänzt: „Das spart unheimlich viel Zeit.“

Best-Practice-Dokumentationen sparen viel Zeit und dienen als roter Faden für Systemdesign-Workshops.

Nicht zuletzt galten die Stammdatenbereinigung sowie die Ausgestaltung von Workflows als wichtige Puzzleteile für die erfolgreiche Migration und die dauerhafte Gewährleistung einer hohen Datenqualität. „In all diesen Phasen war unser ERP-Partner eine unverzichtbare Stütze und hat unter anderen einen detaillierten Projektplan mit verbindlichen Terminen und solidem Businessplan zur Verfügung gestellt“, betont Rüland die vertrauensvolle Zusammenarbeit aller Beteiligten.

Erfolgreicher Go-Live

Nach detaillierten System- und Integrationstests nutzte das Team die vier Osterfeiertage, um die Daten in die neue ERP-Version zu migrieren.

Ein Jahr nach Projektstart ging das System schließlich live, „und das alles unter Corona-Bedingungen und ohne einen einzigen Ausfall seit dem Startschuss“, schildert Rüland den erfolgreichen Projektabschluss.

Für ihn war dieser Schritt gleichzeitig der Beginn eines kontinuierlichen Verbesserungs­prozesses. Der Client wurde dabei über eine Citrix-Umgebung ausgerollt. So können die Mitarbeiter auch aus dem Homeoffice mit dem ERP-System arbeiten.

Inzwischen hat die Lösung sowohl den 100-Tage-Audit des IMI-Konzerns als auch den Audit der Wirtschaftsprüfer erfolgreich durchlaufen. Des Weiteren wurde ein BI-Tool zur Etablierung eines zentralen Berichtswesens ergänzt und eine System- & Prozess-Roadmap bis 2023 entwickelt. Sie enthält u. a. Pläne zur Einführung des Servicemanagements, des Leitstands sowie einer CAD-Schnittstelle. „Wir haben wirklich viel aufzuholen. Mit der Migration auf die neueste PSIpenta-Version haben wir dafür eine solide Basis geschaffen und die Gewissheit, mit der PSI auch für die Zukunft den richtigen Partner an der Seite zu haben“, resümiert Bernd Rüland.

Eine solide IT-Basis für die Zukunft

IMI Z&J stand vor einer Situation, die viele Hersteller kennen: eine in die Jahre gekommene IT-Landschaft mit zahlreichen Insellösungen, die den Ansprüchen an Flexibilität, Effizienz und Anpassungsfähigkeit nicht mehr gerecht wird. Mit einer klugen Migrationsstrategie des etablierten ERP-Systems PSIpenta über zwei Major-Releases hinweg auf die neuste Version hat der Hersteller das Fundament für weitere Modernisierungsvorhaben gelegt.